Fundaciones, asociaciones, ... y la LOPD

Asociaciones, fundaciones, federaciones, centros culturales, entidades que en el desarrollo lógico de sus actividades, tienen la necesidad de tratar datos personales, deben adecuarse a la LOPD al igual que cualquier sociedad mercantil, cumpliendo con las mismas obligaciones, ya que la normativa no distingue en cuanto a actividades, tamaño, o beneficio de las entidades que deben suscribirse a las reglas que nos impone esta ley.


Dada la naturaleza y sus objetivos fundacionales estas organizaciones tienen de desarrollar proyectos que publiciten su actividad y posibiliten su financiación, haciendo necesario realizar muy diversas actuaciones en su trabajo habitual tales como la organización de congresos, eventos, cursos, entregas de premios, edición de publicaciones, envíos de comunicaciones comerciales, etc...


Por este motivo es habitual que estas entidades cuenten con un amplio número de ficheros que se encuentran dentro del ámbito de aplicación de la LOPD, como:
Esta diversidad de ficheros les hace tener una mayor necesidad de tomar las medidas organizativas para el tratamiento de la información de la que disponen, además de llevar implícito un alto grado de dificultad para la implantación de la LOPD y mayor riesgo de sanciones.


Por todo esto e independientemente del grado y sistema de organización que tenga la entidad, es recomendable que además de llevar a cabo los procesos habituales de adaptación contando con el equipo técnico adecuado, sigan las siguientes recomendaciones:

1.Realizar un profundo análisis de la organización y la información de la que dispone, para detectar las necesidades organizativas y de seguridad.

2.Disponer de un organigrama actualizado de la organización, que incluya los accesos autorizados a la información y la situación de los ficheros.

3.Seleccionar un responsable de seguridad que sea conocedor de los procesos de trabajo, incluso tratando únicamente datos de nivel básico.

4.Formar en la materia a quienes intervengan en las diversas fases del tratamiento de la información.

5.Unificar en la medida de lo posible las diferentes recogidas de datos, su archivo e inclusión en aplicaciones informáticas.

6.Confeccionar un documento de normas y protocolos a seguir para el envío de comunicaciones externas. (comunicaciones comerciales, invitaciones, newsletters, etc...)

7.Mantener una aptitud vigilante sobre las medidas de seguridad y organizativas, especialmente en los nuevos procesos a llevar a cabo o proyectos a desarrollar.

FICHEROS HABITUALES:
•LABORAL (Datos de los empleados de la organización)
•SELECCIÓN DE PERSONAL (Currículos de los solicitantes de empleo)
•CONTABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN (Datos económicos de colaboradores, proveedores, clientes,...)
•PROSPECCIÓN COMERCIAL (Bases de datos utilizadas para el envío de publicidad)
•CONGRESOS Y OTROS EVENTOS (Datos de asistentes, ponentes, premiados, etc...)
•FORMACION (Datos de los beneficiarios de la formación y de los profesores)
•USUARIOS O ASOCIADOS (Beneficiarios de la ayuda o prestación, etc...
•VOLUNTARIOS Y COLABORADORES (Datos del voluntariado y de quienes realizan donaciones)
•PATRONOS, FUNDADORES, (Datos de fundadores, presidente, vicepresidente, secretarios ...)
•SUSCRIPTORES (Datos de quienes reciben newsletters o publicaciones impresas)
•USUARIOS WEB (Datos con quienes se mantienen contactos vía web)





ALGUNAS SANCIONES IMPUESTAS A FEDERACIONES, ASOCIACIONES, FUNDACIONES, …:
Procedimiento Nº PS/00319/2010
Sanción de 1.500€, por la inclusión de datos en la web sin consentimiento
Procedimiento Nº PS/00390/2008
a/ Sanción de 1.500€, por tratar datos personales sin consentimiento.
b/ Sanción de 601€ por no cumplir con el deber de información en la recogida de datos.
c/ Sanción de 601€ por no tener los ficheros inscritos en el RGPD
Procedimiento Nº PS/00460/2008
a/ Sanción de 9.000€, por publicar datos personales en la web sin consentimiento.
b/ Sanción de 601€ por no tener los ficheros inscritos en el RGPD

OBLIGACIONES EN EL CONTRATO LABORAL

En el momento de la firma de un nuevo contrato laboral, debemos tener en cuenta diversas cuestiones, la obligación de cumplir con la normativa vigente en materia de protección de datos, no es una excepción.

Aunque el empleador realiza un tratamiento de datos personales de los trabajadores como consecuencia de la existencia de la relación laboral, y a tenor de lo establecido en el artículo 6.2 de la LOPD no precisa recabar el consentimiento de los afectados, no debemos confundir la no necesidad de recabar el consentimiento, no la obligación de cumplir con el deber de información.

Una forma correcta de cumplir con el deber de informar al futuro empleado, es la inclusión de una cláusula sobre protección de datos y privacidad en el contrato donde ambas partes van a fijar los puntos en los que se basará su relación laboral.
Por otro lado no podemos obviar uno de los principios de la LOPD, como es el deber de secreto, siendo el incumplimiento de este principio un motivo habitual para iniciar los procedimientos sancionadores de la Agencia Española de Protección de Datos.

“La obligación del empleador es una obligación de
resultado, y no debe limitarse a una sola acción nominativa o de simple
protocolo, debe ser activa, continuada y eficaz.”

Podríamos decir que las obligaciones que le incumben al empleador son las de informar y formar a sus empleados que intervengan en cualquier fase del tratamiento de datos. A tal fin el empresario deberán proporcionar al menos un manual de usuario a sus trabajadores, y no olvidar la conveniencia de facilitar un curso formativo a estos como usuarios de sus ficheros.

Las disposiciones del Código Penal referentes a la revelación de secretos y la legislación laboral vigente que respalda la posibilidad de exigir a los empleados tanto la lealtad hacia los intereses de la empresa, como la obligatoriedad de guardar secreto sobre la información que maneja la empresa, resulta imprescindible reflejar en el contrato laboral la obligación de secreto y confidencialidad de los futuros empleados.

“La legislación laboral
estable el deber de lealtad del trabajador con relación el empleador, por lo que
la vulneración del deber de secreto por parte del trabajador, tendría
consecuencias del el punto de vista de las relaciones laborales trabajador -
empresa.”

Estas cláusulas se deberán reflejar en los contratos laborales de quienes que tengan acceso a datos personales, o cualquier información relevante, incluso cuando las funciones de para las que se contratan a los empleados, no estén relacionadas directamente con el tratamiento habitual de información, sino también para quienes tengan una acceso accidental o puntual como los empleados de limpieza, mantenimiento, etc…

Uso del correo electrónico en la empresa

Muchas veces se nos plantea la cuestión de hasta donde llegan los limites en el uso de internet y del correo electrónico profesional?.Qué ocurre con el uso del correo electrónico habilitado por la empresa a sus trabajadores y el uso que realizan los mismos del mismo (es decir los empleados utilizan el correo con finalidades o usos privados, pudiéndose verse afectados su derechos a la protección de datos, a su intimidad y honor en el caso de un control empresarial desproporcionado o injustificado).
Puede la empresa acceder al correo electrónico de su personal o tiene alguna limitación de forma que no su pongan la vulneración al derecho de intimidad ni de la protección de datos personales recogida en la LOPD?
Frente a esta tesitura el empresario no puede acceder libremente al correo profesional que se asigna de forma individualizada a un empleado han de cumplirse unos requisitos que han venido aclarándose por la AEPD , la unión europea y la jurisprudencia del Tribunal Supremo.
La AEPD señala, respecto a la posibilidad de acceder a la información contenida en los correos electrónicos que el empresario pone a disposición del trabajador para el desarrollo de su actividad laboral, remitiéndose a la ley 15/1999 de protección de datos que establece que el acceso a los datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la ley disponga lo contrario. No obstante, en lo referente al tratamiento de los datos de los trabajadores el articulo 6.2 de la citada ley exceptúa la obligación de recabar el consentimiento de los afectados en los supuestos en los que “los datos de carácter personal..se refieran a las partes de un contrato o precontrato de una relación negocial , laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento”.
Por lo tanto, en el caso de existir una relación laboral no será necesario recabar el consentimiento expreso del empleado para acceder a sus datos, ahora bien, dicho acceso deberá estar justificado.

La protección de datos

¿Por que adaptarse a la LOPD?.

Esta pregunta es la primera que me hacen cuando intentamos implantar la LEY DE PROTECCION DE DATOS.

Parece sencilla la respuesta ¿no?, es una obligación legal.

En un principio esta sencilla respuesta parece que contiene la solución a la pregunta, pero que es lo que pasa con otras cosas como son:

1º.- La seguridad de los datos de mi organización: No es desventurado pensar que en la sociedad en la que nos encontramos hoy en día, la perdida de los datos, la veracidad de los mismos o bien el correcto mantenimiento de estos, constituyen elementos esenciales para el correcto desarrollo de nuestra actividad (Cuantas veces decimos, si pierdo la agenda del móvil no se lo que voy a hacer, o sera este el numero de teléfono de tal cliente, etc).

2º.- La imagen frente a terceros: Demostrar que nos interesamos por salvaguardar la privacidad de nuestros clientes, usuarios o proveedores, aumenta el grado de confianza y de satisfacción de los mismos.

3º.- El ahorro de costes: Si aunque parezca mentira,. una buena implantación de la LOPD, o mejor dicho un correcto diseño en el sistema de información de nuestra organización, puede suponer un ahorros de costes muy importantes, como pueden ser:

- Reducción de los tiempos de localización de la información.

- Reducción de las perdidas de datos (Implantación de sistemas de copias de seguridad regladas y automatizadas).

- Acciones comerciales, sin errores y dirigidas a públicos objetivos orientados.

- Evitar sanciones administrativas.